Подготовка и ведение необходимой кадровой документации

Нововведения и реформы 2015 года, а также усиление ответственности работодателя за нарушения законодательства о труде побуждают компании обратить внимание на особенности ведения кадрового учета, проверить и привести в соответствие нормативным актам кадровое делопроизводство.
Справедливо будет заметить, что зачастую руководство предприятия осознает важность правильного и скрупулезного составления документов кадрового делопроизводства уже после возникновения проблемы, такой, к примеру, как трудовой спор, судебное производство или начисление штрафных санкций в результате проверки.
Кадровое администрирование ответственный и кропотливый процесс (особенно в крупных компаниях с постоянной текучестью кадров), требующий от специалистов соответствующей теоретической подготовки и опыта, высокого уровня знаний нормативной базы, законодательства Украины и практики правоприменения. Следовательно, в данной статье мы имеем возможность лишь кратко остановиться на некоторых основных аспектах подготовки и ведения кадровой документации.
Локальным нормативным актом, регламентирующим порядок ведения кадрового делопроизводства, структуру и функции кадровой службы, распределение прав и обязанностей ее работников, а также ответственность должностных лиц, может являться положение о ведении кадровой работы или положение об отделе кадров. Такой документ позволит официально закрепить и усовершенствовать организацию ведения кадрового учета на предприятии. Нужно помнить также о таких локальных нормативных актах как: положение о защите и обработке персональных данных; правила  внутреннего трудового распорядка; должностные инструкции; положение об оплате труда и премировании; положение о структурных подразделениях; положение о командировках сотрудников; положение о графике отпусков. Заметим, что с обязательными внутренними нормативными актами следует ознакомить работника под подпись.
При оформлении организационно-распорядительной кадровой документации рекомендуем учитывать ГОСТ 4163-2003 – унифицированную систему  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов также прописаны в Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти.
Приказом руководителя утверждается структура и штатная численность на предприятии, на основании которой составляется штатное расписание.
Напоминаем, что отныне, в соответствии с ч. 3 ст. 24 Кодекса законов о труде Украины, работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа и уведомления работодателями центрального органа исполнительной власти по вопросам обеспечения формирования и реализации государственной политики по администрированию единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование о принятии работника на работу в порядке, установленном Кабинетом министров Украины.
Государственная фискальная служба Украины в своем письме от 29.01.2015 № 2627/7/99-99-17-03-01-17 сообщила, что поскольку на сегодня отсутствует порядок уведомления центрального органа исполнительной власти по вопросам обеспечения формирования и реализации государственной политики по администрированию единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование о принятии работника на работу, заполнение таблицы 5 дополнения 4 к Порядку формирования и подачи отчета о сумах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Миндоходов Украины от 09 сентября 2013 года № 454, которое подается в составе обязательной отчетности за календарный месяц, до принятия соответствующего порядка считается соответствующим «уведомлением» территориальных органов фискальной службы по основному месту учета плательщика с указанием трудовых отношений с принятыми работниками
Сроки подачи отчета о суммах начисленного единого взноса – не позднее 20 февраля.
Таким образом, усматривается, что трудовой договор может оформляться соответствующим приказом руководителя. Тем не менее, даже учитывая, что законодатель не отказался от устной формы трудового договора, предусмотрев, что трудовой договор заключается «как правило, в письменной форме» – главным есть наличие правильно оформленного приказа о приеме на работу, с которым сотрудник ознакамливается под подпись. Желательно, все таки, учредить практику заключения письменных трудовых договоров с сотрудниками. В таких договорах прописаны права и обязанности сторон, оплата работы, рабочее время, ответственность и прочее, что впоследствии может помочь внести ясность в трудовые отношения и избежать злоупотреблений со стороны, как работодателя так и работника.
Оформление трудового договора в письменной форме обязательно: 1) при организованном наборе работников; 2) при заключении трудового договора о работе в районах с особенными естественными географическими и геологическими условиями и условиями повышенного риска для здоровья; 3) при заключении контракта; 4) в случаях, когда работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме; 5) при заключении трудового договора с несовершеннолетним (статья 187 КЗоТ);  6) при заключении трудового договора с физическим лицом;  7) в других случаях, предусмотренных законодательством Украины (ч. 1 ст. 24 КЗоТ).
В соответствии со ст. 265 КЗоТ об ответственности за нарушение законодательства о труде, изложенной в новой редакции согласно Закону Украины от 28.12.2014 №77-VIII, юридические и физические лица-предприниматели, которые используют наемный труд, несут ответственность в виде штрафа в случаях: фактического допуска работника к работе без оформления трудового договора (контракта), оформления работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения работы в полное рабочее время, установленное на предприятии и выплаты заработной платы (вознаграждения), без начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование и налогов – в тридцатикратном размере минимальной заработной платы (в настоящее время – 36 540 грн.), установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, относительно которого совершено нарушение.

Приказом Госкомстата Украины от 5 декабря 2008 года №489 «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» утверждены формы  первичной  учетной документации предприятий, учреждений, организаций, а именно:
№ П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу»;
№  П-2 «Личная карточка работника»;
№ П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»;
№  П-4 «Приказ ( распоряжение) о прекращении трудового договора»;
№  П-5 «Табель учета использованного рабочего времени»;
№  П-6 «Расчетно-платежная ведомость работника»;
№  П-7 » Расчетно-платежная ведомость (сведенная)».
В приказе о приёме на работу работник должен сделать запись: «С приказом ознакомлен», поставить свою подпись и дату ознакомления. В таком приказе также можно отобразить подтверждение прохождения вступительного инструктажа по охране труда, поскольку такой инструктаж обязателен, а соответствующие журналы и необходимая документация по охране труда не всегда составляется на предприятии в полном соответствии с требованиями нормативных актов.
Каждому приказу присваивается соответствующий порядковый номер и после подписания приказ регистрируется в специальном журнале учета приказов по кадровым вопросам. Такой журнал (книга) должен быть прошит, пронумерован, скреплен печатью и подписью должностного лица. Заявления работников и прочие документы, которые впоследствии становятся основанием для вынесения распорядительных актов также, в обязательном порядке, стоит регистрировать в общем журнале входящей документации или журнале входящей документации по кадровым вопросам. В данном случае формы регистрации избираются предприятием в зависимости от объема документооборота.
Далее приказы присоединяются к делу согласно с утвержденной номенклатурой дел кадровой службы.
Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов утвержден Приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5.
Регистрации подлежат приказы об увольнении (прекращении трудового договора), премировании, компенсациях, командировании, отпуске, а также документы, на основании которых они изданы. Кроме журналов регистрации кадровой и нормативно-распорядительной документации предусматривается ведение Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и штатно-должностной книги. Соответствующие данные об отпусках, назначении, переводе, увольнении вносятся в личную карточку ф. П-2.
Относительно ведения личных дел сотрудников напомним, что Постановлением Кабинета Министров №731 от 25.05.98 утвержден Порядок ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти.
Общепринятым является формирование личного дела из следующих документов в такой последовательности: опись документов; дополнение к личному листу учета кадров; личный листок учета кадров; автобиография; копии документов об образовании; медицинская справка о состоянии здоровья по форме установленной МОЗ (в случае прохождения лицом специальной проверки); заявление о приёме на работу (контракт); выписка из решения конкурсной комиссии (в случае прохождения комиссии); приказ  о приёме на работу; согласие работника о включении его данных в базу персональных данных и обработку персональных данных с целью ведения кадрового делопроизводства с подписью работника.
В заключении отметим, что освещенные в данной статье требования к ведению кадровой информации являются обобщенным. В зависимости от специфики работы и видов экономической деятельности предприятия следует приводить кадровый учёт в соответствии к действующим специальным нормативным актам.
Порядок и полнота кадровой документации, а также допуск к ее ведению квалифицированных специалистов станет залогом успешного проведения кадровой политики компании в целом.