Зміна прізвища працівника

У разі зміни прізвища працівника, останній повинен повідомити про це керівника шляхом подання письмової заяви з копіями нового паспорта та документа, на підставі якого особа змінила прізвище (свідоцтво про укладення шлюбу, свідоцтво про розірвання шлюбу тощо) (див. додаток 1). На основі цієї заяви керівник видає наказ про внесення змін до облікових даних працівника (див. додаток 2). Як наслідок, особа, відповідальна за ведення кадрового діловодства, вносить зміни до особової картки працівника (форма № П-2) та трудової книжки. Згідно з п. 1.1. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої Наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України № 58 29.07.1993 (далі – Інструкція), трудова книжка є основним документом про трудову діяль­ність працівника. Відповідно до п. 2.13. Інструкції, зміна записів у трудових книжках про прізвище виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, свідоцтва про шлюб, свідоцтва про розірвання шлюбу, свідоцтва про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів. Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється прізвище і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.

Як відомо, усі фізичні особи – платники податків та зборів реєструються в органах державної податкової служби шляхом включення відомостей про них до Державного реєстру в порядку, визначеному Положенням про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України № 1147 від 06.11.2012 (далі – Порядок № 1147).

Фізичні особи зобов’язані подавати органам державної податкової служби відомості про зміну даних, які вносяться до Облікової картки або Повідомлення (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відповідну відмітку в паспорті), протягом місяця з дня виникнення таких змін шляхом подання Заяви за формою № 5ДР або за формою № 5ДРП відповідно.

Для заповнення Заяви використовуються дані документа, що посвідчує особу громадянина, та інших документів, які подаються у разі зміни таких даних.

У випадку, коли працівник самостійно не вчинив передбачених вище дій, працівник кадрової служби повідомляє про необхідність обміну облікової картки фізичної особи – платника податків.

Отже, працівнику кадрової служби необхідно:

1. Видати наказ про внесення змін до облікових даних працівника та трудової книжки, в якому зазначається попереднє і нове прізвище працівника. Підстава – письмова заява працівника та відповідні підтверджуючі зміну прізвища документи (свідоцтво про укладення шлюбу, паспорт тощо).
2. Внести відповідні зміни в облікову картку за формою № П-2, особовий листок, а також трудову книжку.
3. Внести зміни до журналу обліку особових справ, особової картки, наказів про створення комісій чи робочих груп, книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, інших документів, які є на вашому підприємстві, в яких зазначено попереднє прізвище працівника.

Із зразками відповідних документів кадрового обліку Ви можете ознайомитись в розділі «Корисна Інформація» на нашому сайті

Аліна  МАТВІЙЧУК,  юрист  ЮФ «САБІКОМ»